¿Qué es un tablero Kanban y por qué ya mismo deberías armar uno para tí o implementarlo en tu emprendimiento? ¿Es útil para pymes? ¿Es sólo exclusivo de grandes empresas y para desarrollo de software?
Son algunas de las preguntas que más resuenan en foros y grupos de metodologías ágiles, además de reuniones y encuentro de emprendedores y empresarios pymes.
Tabla de contenidos
- ¿Por qué se inventaron las metodologías ágiles?
- Impulsar metodologías ágiles en PYMEs Latinoamericanas
- 4 ejemplos donde Kanban puede ser útil: casos de uso
¿Por qué se inventaron las metodologías ágiles?
¿Son nuevas? ¿Hay metodologías lentas, también?
Lo cierto es que las metodologías ágiles no nacieron con el software moderno, sino que vienen desde los inicios de la industria informática, e incluso de mucho antes: Kaizen, Método de Producción Toyota, el método japonés de las 5S; industriales, automotrices, ya habían iniciado metodologías que, las mismas, derivan en las computadoras y los proyectos modernos.
Clarificación conceptual de una de las metodologías Toyota.
Algunos métodos son fáciles y descriptivos, de rápida implementación; por ejemplo, 5S: Seiri (Clasificación), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización) y Shitsuke (Disciplina). Otros, como Scrum, llevan a ceremonias, procesos, ciclos, roles y más cuestiones.
Contexto histórico aplicado a la industria del software:
En los ’60 y ’70, cuando el software daba sus primeros pasos, primero se pensaba, documentaba, armaba toda la arquitectura de sistema, de hardware, y por último se escribía el código. De allí, cuando eso estaba disponible, empezaba su comercialización. Todo esto podía llevar años y décadas.
Metodologías, dar ordenamiento. Y si son ágiles, para darle ritmo.
En los ’80 todo empezó a ir más rápido, se había aprendido que ya en la etapa de comercialización había que hacer cambios, en consecuencia, volver al inicio y modificar todo. Era insostenible.
Además la competencia crecía, era más agresiva, había mucha innovación y copia. El hardware y los lenguajes se modernizaban más rápido que el ciclo de desarrollo.
Se empezaron a modificar el orden de las cosas: evaluemos rápido, pensemos una arquitectura simple pero escalable, analicemos con los potenciales clientes viabilidad, desarrollamos algo pequeño y luego vamos añadiendo módulos o evoluciones. Eso era más sostenible.
En los 90 y 2000, con en avance de internet, la burbuja de las punto com, todo iba aún más rápido, por semanas o quincenas. De allí que hoy en día es Scrum, con sus sprint (ciclos) de días que es de las metodologías más usadas en la tecnología.
Industrias que tuvieron que volverse ágiles
Lo mismo sucede con la industria automotriz, en los ’40; el crecimiento de la demanda y popularidad de los vehículos hizo que esa industria deba ordenarse, estandarizarse y escalar.
Pasa igual con cualquier otro rubro. En pandemia fueron muchas las farmacéuticas, laboratorios, proveedores de insumos médicos, los que tuvieron que modernizarse y agilizar al máximo en un periodo de tiempo ultra exigente.
Esquema de 4 a 5 pasos/días en los que funciona (Google) Design Sprint.
La publicidad digital, con los contenidos virales, debió acelerar sus ciclos de creatividad a cuestión de horas. Antes una campaña de TV llevaba meses de pensarla, semanas de filmarse. Hoy se ve una tendencia en redes y al día siguiente, incluso en cuestión de horas, debe haber una pieza pautada y publicada. En este caso Design Thinking y Design Sprint son las dos más populares.
Impulsar metodologías ágiles en PYMEs Latinoamericanas
La implementación de Kanban en pymes argentinas y/o latinoamericanas, donde el presupuesto es siempre acotado, la gestión tradicional manda, y la adopción del cambio suele costar bastante, puede traer varios beneficios que son mayores a la inversión de dinero, tiempo y esfuerzo.
Kanban es una de las más simples de impulsar en todo tipo de proyecto, pero especialmente en pequeñas organizaciones en su gestión integral.
Tablero Kanban sobre la plataforma Trello que permite añadir multimedia.
Este sistema permite visualizar el flujo de trabajo, identificar cuellos de botella y mejorar la eficiencia. Multiplica con creces el mantenerse al día, todos alineados, reduce los problemas de comunicación, brinda transparencia y compromiso.
Además, al limitar «por diseño» el trabajo en proceso, se reducen los tiempos de entrega y aumenta la satisfacción del cliente interno o externo.
La practicidad de Kanban radica en su simplicidad y flexibilidad, lo que lo hace fácilmente adaptable a diferentes contextos, reduciendo frincciones, objeciones, tiempos de adopción y una curva de aprendizaje sin conflictos.
La adopción de Kanban también fomenta una cultura de mejora continua, lo que puede llevar a un aumento de la productividad y rentabilidad de la empresa en corto plazo, e incluso de inmediato.
¿Cómo funciona Kanban?
Es una metodología que se basa fuertemente en el Tablero Kanban; o podríamos también decir que es un tablero que promueve una metodología en rededor de él.
El tablero peca de sencillo para algunos al verlo por primera vez, pero es poderoso y transparente, tanto en uso individual como en equipos multidisciplinarios, distribuidos, multiculturales, de cientos de personas.
Flujo de trabajo en Kanban.
Se basa en un tablero, sea físico o virtual, de varias columnas. Algunas son la base, pero puede necesitar dependiendo el caso de uso la adición de otras.
Flujo de Trabajo en un Tablero Kanban
El flujo de trabajo en Kanban se refiere al proceso de trabajo que se visualiza en el tablero Kanban. Es decir, el movimiento de lo que tenemos en el tablero y ciertas reglas.
Este flujo comienza con la llegada de una tarea o trabajo a la columna «Por hacer» (primera de la izquierda) y continúa a través de las diferentes etapas del proceso hasta su finalización: otras columnas pueden ser en progreso, por revisar, aprobado, finalizado.
El flujo de trabajo se representa mediante tarjetas (post-it, papelitos en caso de un tablero físico, o virtuales si es una plataforma digital) que se mueven de una columna a otra en función del progreso del trabajo.
Kanban permite una gestión visual del flujo de trabajo, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y la toma de decisiones para mejorar la eficiencia del proceso.
¿Se usa backlog en Kanban o Pila de Trabajo? ¿De qué sirve?
El backlog es más de la metodología Scrum, pero se incorpora muchas veces en Kanban como metodología, y casi siempre en los Tableros Kanban, cuando se usan para mejorar la visibilidad de Scrum u otras metodologías. Todo es flexible.
Kanban se enfoca en visualizar y gestionar el flujo de trabajo actual en lugar de planificar el trabajo futuro en detalle.
En lugar de tener un backlog detallado, los equipos Kanban pueden usar un «pila de trabajo» o «pool de trabajo» como una reserva de tareas para ser seleccionadas a medida que se completan las tareas actuales.
Sin embargo, algunos equipos Kanban pueden encontrar útil mantener un backlog de tareas para proporcionar una visión a largo plazo del trabajo que deben completar y para planificar futuras mejoras del proceso.
En última instancia, la decisión de utilizar un backlog o no depende de las necesidades y preferencias del equipo Kanban en cuestión. Y como toda metodología ágil, que promueve la mejora continua, son flexibles, se deben adaptar y personalizar u orientar al proyecto o la empresa.
4 ejemplos donde Kanban puede ser útil: casos de uso
Kanban es una metodología que se puede aplicar a cualquier tipo de proyecto o proceso que implique un flujo de trabajo visualizable.
Aquí hay algunos ejemplos de empresas o proyectos que no son de tecnología y que pueden beneficiarse de Kanban:
- Un restaurante: Puede usar Kanban para visualizar el flujo de pedidos desde la toma de pedidos hasta la entrega de alimentos y bebidas. Esto puede ayudar a identificar cuellos de botella y mejorar la eficiencia en la cocina y el servicio.
- Una empresa de limpieza: Puede utilizar Kanban para visualizar el flujo de trabajo de limpieza en diferentes ubicaciones, moviendo las tarjetas entre columnas a medida que se van dejando listas para controlar y luego entregar.
- Un taller de reparación de automóviles: flujo de trabajo de reparaciones desde la recepción del vehículo hasta la entrega, con varias columnas de en taller, siendo controlado, lavadero, para entregar, etc. Esto además puede transparentarse al cliente de mil formas para que conozca el paso a paso.
- Un equipo de diseño gráfico: Puede utilizar Kanban para visualizar el flujo de trabajo de diseño desde la toma de requisitos, iteraciones hasta que el cliente devuelva los materiales solicitados, proceso creativo, de producción, de revisión, aprobados a imprenta, enviados a imprenta, control post imprenta, entrega al cliente; cada uno es una columna.
En resumen, Kanban es una metodología flexible que se puede aplicar a una amplia gama de procesos y proyectos en cualquier sector empresarial que involucre un flujo de trabajo visualizable.
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